Métier

Ben je op zoek naar een nieuwe afwisselende rol met focus op financiën, procesverbetering en officetaken? Heb je affiniteit met muziek of specifiek zelfs met orgels? Spreekt de uitdaging om samen met de eigenaar/directeur van Orgelmakerij Reil het bedrijf aan te sturen en een toekomstbestendige organisatie neer te zetten jou aan? Lees dan snel verder! 

Jouw rol
De huidige collega gaat de organisatie verlaten, daarom stap jij deze rol met de focus op finance in. Jouw taken zullen het eerste half jaar veelal uitvoerend van aard zijn. Na verloop van tijd ontstaat de mogelijkheid deze taken over te dragen en een deel van jouw tijd bezig te gaan coördinatie en procesverbetering. Een groot deel van jouw taken zal operationeel van aard blijven. Ideale rol voor iemand die geniet van op hands-on wijze te gaan met continue verbeteren van dagdagelijkse taken en processen.  

Orgelmakerij Reil bevindt zich in een transitie; in het verleden lag de focus op nieuwbouw van orgels, in de toekomst zal deze steeds meer verschuiven naar renovatie en het stemmen van bestaande orgels. Daarnaast is het tijd het bedrijf te borgen voor de toekomst met respect voor de historie, traditie en emotie van het bedrijf. De eigenaar heeft veel kennis in zijn hoofd en Reil is een bekende naam in de markt; aspecten om rekening mee te houden in het begeleiden van de transitie. Aansluiten, vertragen en meenemen zijn hierbij kernwoorden. 

De eigenaar en een collega MT-lid, beide met veel kennis van en netwerken binnen de orgelwereld, zijn bezig de gewenste toekomstige strategische richting van Orgelmakerij Reil binnen de markt te bepalen. Hierin wordt intensief samengewerkt en overlegt met externe partijen. Om e.e.a. inzichtelijk te maken, optimaliseer jij de kantoororganisatie met focus op financiën de komende jaren vanuit een meewerkende rol.  

De cijfers
Zoals gezegd houd je je de eerste periode bezig met de financiële administratie: van debiteuren- en crediteurenbeheer, tot Btw-aangiftes, betalingen en verzekeringen. Ook onderhoud je de contacten met de accountant en bereid je de jaarrekening voor. Het bijhouden van uren- en projectadministratie beslaat een aanzienlijk deel van jouw werk. Je werkt met Exact Online, Basecone en Excel. 

Er is behoefte om meer te sturen op cijfers. Jij realiseert dit door procedures in te richten die de voor- en nacalculaties optimaliseren. Ook verbeterde urenregistratie hoort hierbij. Daarnaast onderzoek je wat nodig is om tot geschikte stuurinformatie te komen, zoals het genereren van rapportages. Veel administratieve handelingen worden nog handmatig bijgehouden; er is ruimte voor automatisering. 

Kantoororganisatie, marketing en personeel 
Voor de volle breedte van de organisatie geldt dat deze ‘losser van de eigenaar moet worden’. Veel lijnen en vragen komen nu nog bij de eigenaar uit en besluitvorming verloopt veelal via hem. Je beheert de mailbox en agenda van de directeur/eigenaar en attendeert op belangrijke zaken. Daarnaast heeft de eigenaar een schat aan kennis en ervaring die ontsloten moet worden. 

Vanuit een coördinerende en meewerkende rol stuur je de medewerkers op kantoor aan, bestaande uit de afdelingen HR, administratie en finance. Je zorgt voor interne overleggen, notulen, project- en afsprakenlijsten en bewaakt opvolging en juiste prioritering. Van nature bied je structuur en orde voor je omgeving. Je bent dienstverlenend en tegelijkertijd beheer en borg je sfeer, proces en voortgang. Je bent gastvrij en zorgt dat klanten goed ontvangen worden, afspraken helder zijn en benodigde documenten compleet zijn. 

Procesverbetering
Je onderzoekt, filtert en formuleert interne verbeterprojecten om stap voor stap zaken vast te leggen, op orde te brengen en te optimaliseren. Je denkt na over klantbeleving en -segmentering, gebruik van social media kanalen, nieuwe diensten en bent in staat processen uit te schrijven en te borgen voor een optimale klantbeleving en marketing, goede administratieve procedures en personeelsbeleid. 

Je onderzoekt op welke aspecten in het bedrijf de meeste winst te behalen valt, onderzoekt oplossingen, doet onderbouwde voorstellen, maakt plannen en borgt implementatie. Je baseert jouw ideeën op fact-based informatie en past LEAN principes toe. Om voldoende gedragenheid te creëren neem je de eigenaar en de medewerkers continu mee in de transitie door hen mee te laten denken en te informeren.

Standplaats: Heerde

Orgelmakerij Reil in Heerde is een familiebedrijf met ca. 30 medewerkers. Reil houdt zich bezig met nieuwbouw, restauratie en onderhoud van pijporgels, zowel in Nederland als in het buitenland.

Uitgangspunt is altijd geweest om instrumenten te maken waarop organisten hun muzikale bedoelingen optimaal kunnen realiseren. Vanuit die gedachte worden nieuwe orgels verder ontwikkeld en verfijnd, terwijl bij restauraties voortdurend wordt gezocht naar een goede balans tussen moderne praktijk en historische context.
Groeiend inzicht wordt steeds weer vertaald in nieuwe vaardigheden en technieken. Hierdoor is ook internationale belangstelling gewekt, zelfs ver buiten Europa: er staan Reil-orgels tot in Canada, Nieuw Zeeland en Japan.

Het motto van Orgelmakerij Reil is ‘Wij laten onze orgels spreken…’